FAQ Organizzatori

2022-11-09T17:51:58+01:00

Benvenuto nelle FAQ organizzatori di OOOH.Events, il sistema di biglietteria gratuito per l’organizzatore.

Qui trovi le risposte alle domande più frequenti. Se hai bisogno di ulteriore assistenza – dopo aver letto le risposte qui indicate – puoi rivolgerti al nostro supporto clienti dalla chat che trovi in basso a sinistra.

Indice dei Contenuti
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Costo e Modalità

Quanto costa il servizio di biglietteria online?

La biglietteria online per eventi OOOH.Events – nella versione self-service – è sempre gratuita per gli organizzatori.

Devo acquistare computer, stampanti o altro per usare il vostro servizio online?

Per vendere i biglietti online con OOOH.Events non è necessario acquistare alcun dispositivo.

Il servizio di biglietteria prevede un’esclusiva sulla vendita online?

Non ci sono condizioni di esclusiva per il nostro sistema di biglietteria online, puoi usare OOOH.Events come unico sistema di vendita online oppure insieme ad altri servizi simili.

Posso usare OOOH.Events anche se ho già una biglietteria?

Certamente! OOOH.Events è un sistema per la vendita online che si può affiancare e aggiungere alla tua biglietteria fisica o ad altri sistemi di vendita online da te utilizzati.

Per usare il sistema occorre firmare un contratto?

I Termini e Condizioni presenti sul nostro sito equivalgono a un contratto, che l’Organizzatore accetta con le formule previste per i contratti online. Puoi trovare qui i Termini e le Condizioni di Utilizzo.

Questo servizio è una valida alternativa a una biglietteria tradizionale?

Una biglietteria tradizionale prevede tutta una serie di accortezze e di investimenti che – con un servizio di biglietteria online per eventi come OOOH.Events – ti puoi risparmiare.

Biglietti, Prestampe e Controllo Accessi

Come riceve il biglietto il cliente che acquista online?

Il cliente che acquista online trova i biglietti nel suo account sul nostro sito, nell’area I MIEI BIGLIETTI presente sul nostro sito. Sono biglietti digitale in formato PDF perfettamente a norma di legge (“titolo di accesso smaterializzato”). Inoltre il cliente riceve i biglietti in formato PDF anche con un email di cortesia che viene inviata all’indirizzo email utilizzato durante la registrazione a OOOH.Events.

Come si gestisce il controllo accessi all’ingresso dell’evento?

Il biglietto ricevuto dal cliente viene “invalidato” all’ingresso: basterà leggere il QR Code presente sul biglietto con un qualsiasi smartphone nel quale sia stata installata la nostra app mobile Android o iOS, che è ovviamente gratuita. Il QR Code può essere letto direttamente dallo schermo dello smartphone del cliente oppure stampato su carta. La lettura del QR Code sul biglietto equivale allo “strappo”. Nel caso il cliente non abbia salvato il PDF nel proprio smartphone e si presenti con una stampa di cattiva qualità, nella nostra app mobile c’è anche la “lista clienti”: si potrà ricercare il cliente per cognome e marcarlo come “entrato”.

È possibile vendere anche servizi aggiuntivi (es. biglietto + consumazione)?

Certo: con OOOH.Events puoi creare un pacchetto (bundle) “ingresso + bene/servizio” e puoi sfruttare questa funzionalità in tanti modi.

Per esempio potresti creare una tariffa “limited edition” e solo chi compra quella avrà la possibilità di acquistare anche 2 birre a prezzo scontato o una maglietta (scegliendo anche le taglie).

Che cos’è il Terzo Soggetto e a cosa serve?

Un tempo il Terzo Soggetto era quella figura che prendeva in carico i biglietti emessi in anticipo (prestampa massiva) e li distribuiva al pubblico presso la sede dell’evento.

Oggi è ancora obbligatorio indicarlo sui biglietti emessi in prestampa, sebbene non abbia alcun coinvolgimento effettivo nella vendita perché non compra i biglietti dall’organizzatore e non li vende al pubblico.

In realtà il Terzo Soggetto ha un ruolo ben preciso, perché senza questa figura la prestampa massiva sarebbe impossibile: infatti, secondo la normativa sui Misuratori Fiscali (della quale fanno parte le biglietterie) non ci può essere emissione di scontrino (titolo di accesso) senza pagamento e non ci può essere pagamento senza emissione di scontrino (titolo di accesso). Quindi i biglietti non si possono emettere se non vengono acquistati da qualcuno, che deve pagare.

La figura del Terzo Soggetto risolve l’empasse: è ufficialmente un mediatore, che riceve i biglietti prestampati non per utilizzarli (per cui non li paga) ma per distribuirli a sua volta.

Il Terzo Soggetto viene identificato con Nome/Cognome/Codice Fiscale oppure Ragione Sociale e Partita IVA, dati che verranno stampati su ogni biglietto.

Per ovvi motivi non può essere l’organizzatore oppure l’amministratore della società di gestione.
La figura del Terzo Soggetto non ha alcuna rilevanza fiscale.

Posso creare una mappa con diversi settori, tutti con la stessa tariffa?

Di regola è insensato, ogni settore (ordine di posto) può avere il suo schema di tariffe ma – se sono tutte uguali – tanto vale creare un unico settore.

Potrebbe forse essere una cosa utile se si desidera canalizzare gli ingressi tramite il controllo accessi: in questo caso potremmo avere – per esempio – due settori (Platea e Galleria) e ognuno dei due avrà un accesso dedicato.

Tariffe dei Biglietti

Il mio evento è gratuito: posso impostare i biglietti con tariffa 0?

Certo, con OOOH.Events puoi anche gestire il tuo evento gratuito, che sia un evento Intrattenimento e Spettacolo oppure fuori campo SIAE, donazione, anteprima, inviti o semplicemente free.

Ricordati però il limite degli omaggi: un evento SIAE non può avere “solo” la tariffa Omaggio, dovrà avere anche l’Intero, e per gli omaggi eccedenti il 5% si paga l’IVA dell’Intero (vedi prossima domanda). Se vuoi fare un evento SIAE gratuito, consultati prima con la tua SIAE di zona per farti autorizzare.

E se l’evento è gratuito, il servizio di OOOH.Events è totalmente gratuito.

Quanti omaggi posso utilizzare in un evento SIAE?

Gli omaggi che non comportano costi per l’organizzatore sono pari al 5% della capienza ufficiale, quella indicata sul Permesso. Per ogni omaggio eccedente l’organizzatore dovrà versare l’IVA del biglietto più alto. Considera anche che il 5% si calcola sull’ordine di posto, non sul totale della capienza: se la sede ha 100 posti, tutti Platea, il 5% è 5; se è divisa in Platea 60 posti e Galleria 40 posti, gli omaggi saranno 3 in Platea e 2 in Galleria.

Quindi attenzione agli omaggi, e attenzione a dire per esempio “i bambini sotto una certa età non pagano”, perché non possono entrare senza biglietto (tutti gli spettatori devono avere un titolo di accesso).

È possibile prevedere un diritto di prevendita sul biglietto?

Sì, l’organizzatore può decidere liberamente, nei limiti di legge e ferme restando le commissioni di OOOH.Events, se aggiungere un diritto di prevendita e in che modo impostare il prezzo finale per il cliente.

Il diritto di prevendita però lo applica di solito l’organizzatore che deve sostenere il costo della biglietteria: nel caso di OOOH.Events, questa necessità decade perché l’organizzatore non ha alcun costo. Inoltre il diritto di prevendta aumenta ulteriormente il costo del biglietto online, dissuadendo così il pubblico dall’acquistare prima il biglietto.

Il DIP (diritto di prevendita) ha un senso reale solo nel caso l’organizzatore abbia la necessità di risparmiare sul Diritto d’Autore perché il DIP non paga diritto d’autore fino alla concorrenza del 15% sul prezzo del biglietto. Quindi, per fare un esempio, se un biglietto da € 60 è composto da ingresso € 45 e DIP € 15, si paga il Diritto d’Autore solo su € 45.

In questo caso l’organizzatore – per non bloccare le prevendite – imposterebbe i prezzi in questo modo:
– Intero online = € 45 + DIP € 15 = € 60
– Intero alla porta = € 60

Questo può essere conveniente nel caso di tariffe molto elevate: sui biglietti “normali” (10, 20, 30 euro) il risparmio non è apprezzabile. In ogni caso, prima di scegliere questa strada verifica sempre l’orientamento con la tua SIAE di zona.

Infine, è anche possibile impostare un DIP elevato, tipo biglietto € 10 e DIP € 5: in questo caso si pagherà sempre il diritto d’autore su 10 euro del biglietto (al netto dell’IVA) e solo su 3,5 euro del DIP (sempre netto IVA) perché su 1,5 euro (il 15% di 10) non si paga SIAE.

Come faccio a creare un evento che dura più giorni?

Gli eventi SIAE nascono e finiscono sempre nella stessa data, quindi dovrai fare più eventi e poi collegarli. Nel titolo metti anche la data, così il tuo spettatore non si confonderà.

ATTENZIONE: in automatico il sistema aggiunge la parola “copia” alla fine del titolo e della URL, per non avere duplicati. Correggilo, non lasciarlo così.

Posso creare un biglietto valido per più eventi SIAE?

No. Ogni biglietto è valido per un solo evento, e un evento non può durare più giorni.

Questo limite è imposto dall’applicazione delle Imposte e dell’IVA: se un evento potesse iniziare – per esempio – il 31 dicembre e terminare il 2 gennaio, l’IVA sulle vendite quando andrebbe corrisposta, a gennaio o a febbraio? E i ricavi delle vendite di quell’evento, in quale anno andrebbero registrati, in quello che termina o in quello che inizia.

Per questi motivi, se il tuo evento dura più giorni, da un punto di vista SIAE e fiscale si tratta di più eventi, tutti da un unico giorno.

Posso creare un abbonamento valido per più eventi SIAE?

Il nostro servizio gestisce gli abbonamenti per più eventi, chiaramente tutti dello stesso Organizzatore anche se svolti in sedi diverse.

La creazione dell’abbonamento non è self-service, quindi una volta che avrai creato gli eventi, potrai contattarci per chiederci di attivare gli abbonamenti desiderati.

Possiamo gestire gli abbonamenti a turno fisso, quindi limitati a un cartellone (lista di eventi) che andrà definito in anticipo: lo spettatore non potrà di conseguenza scegliere quali eventi includere nell’abbonamento ma dovrà necessariamente assistere a quelli compresi all’interno del cartellone.

L’abbonamento rappresenta l’offerta economica più vantaggiosa, dopo la tariffa Intera e Ridotta: per questo motivo non ha senso parlare di “abbonamenti ridotti”, l’abbonamento è già una riduzione rispetto allo stesso Ridotto. La creazione degli abbonamenti è quindi limitata a una tariffa per ordine di posto e al massimo per tre ordini di posto per evento.

Ricordati che il momento impositivo dell’abbonamento è la vendita e non l’utilizzo, parlane con il tuo commercialista.

Il servizio di prestampa non si applica agli abbonamenti.

Che differenza c’è tra “capienza commerciale” e “capienza siae (come da permesso)” ?

La distinzione è utile per gli eventi lunghi dove il pubblico si trattiene solo per una parte del tempo. In quei casi avremo una parte del pubblico che esce e altro pubblico che entra: la sede potrà quindi contenere un certo numero di persone, ma i biglietti venduti alla fine del giorno potrebbero essere molti di più, proprio a causa di questo flusso di “riempimento/svuotamento”.

In questi casi, metteremo la capienza riportata sul Permesso SIAE nel campo “Capienza SIAE” e invece la capienza commerciale – più elevata – nell’altro campo.

Invece per gli eventi con il pubblico seduto, per esempio, non c’è alcuna differenza e basta solo inserire la capienza commerciale (o metterle tutte e due uguali).

C’è un altro caso nel quale la capienza commerciale si rivela indispensabile: la prestampa massiva per un evento “posto unico” con più tariffe.

Per esempio: abbiamo una sede con 100 posti, dei quali 30 sono stati venduti online. Le tariffe sono Intero e Ridotto. L’organizzatore chiede la prestampa degli invenduti, ma non sa in anticipo quanti Interi e quanti ridotti serviranno. In questo caso la soluzione è questa:
1) si lascia la Capienza SIAE a 100 e si imposta quella Commerciale a 170 (30+70+70);
2) si prestampano 70 Interi e 70 Ridotti, dei quali l’organizzatore sa che deve usarne solo 70 in tutto;
3) il giorno seguente, si annullano i biglietti residui in modo che il C1 Mensile riporti correttamente solo i biglietti utilizzati.

Ovviamente questo non è possibile nel caso di vendita su mappa con posto assegnato: in quel caso infatti si potranno stampare i biglietti solo fino al limite dei posti presenti e ogni biglietto riporterà fila e posto: la normativa non consente di emettere più biglietti per uno stesso posto (es.: un Intero e un Ridotto per il posto 5 fila A), quindi ogni posto avrà un unico biglietto con la propria tariffa.

Modifcare un evento

Come devo comportarmi in caso di annullamento di un evento?

Se sei costretto ad annullare il tuo evento:
1) la prima cosa da fare è avvertire la SIAE di zona;
2) ferma le vendite modificando la data di fine vendita di ogni tariffa attiva;
3) scrivi nella descrizione dell’evento che questo è stato annullato e che i rimborsi verrano fatti in automatico;
4) scarica la lista clienti (lista acquisti, non lista biglietti) e manda una mail a tutti per avvisarli.

Infine dovresti avvisare noi di OOOH.Events in modo che possiamo provvedere a rimborsare i clienti, al netto chiaramente delle commissioni di servizio nostre e del processore di pagamento (https://www.altroconsumo.it/vita-privata-famiglia/viaggi-tempo-libero/consigli/concerto-annullato).

Se l’evento non è annullato ma solo rimandato, verifica anzitutto con SIAE se ti possono autorizzare a utilizzare gli stessi biglietti nella nuova data. In questo caso non sarà necessario annullare i biglietti già emessi. Altrimenti andranno annullati.

Indica ai partecipanti una scadenza per esprimere la scelta, preferibilmente entro la data stessa dell’evento (se non prima), così appena avrai raccolto un quadro completo ci potrai mandare la lista di quelli da rimborsare e noi potremo – di conseguenza – girarti la differenza.

Posso cambiare la sede di un evento pubblicato?

Solo se non ci sono state ancora vendite, puoi modificare la sede e crearne una nuova.

Come faccio a modificare la quantità di biglietti in vendita?

Se vuoi ridurre la quantità di biglietti in vendita, non cercare di modificare la capienza perché non è possibile: cambia la quantità di biglietti in vendita, chiudendo le vendite della tariffa “sbagliata” e creandone una nuova secondo le tue esigenze. Per fare un esempio:
1) hai una capienza di 100 posti e una tariffa Intero = quantità 100;
2) hai già venduto 10 biglietti;
2) vuoi ridurre le ulteriori vendite online a 70 perché 20 biglietti li compra uno sponsor;
3) chiudi le vendite di Intero (vedi domanda precedente) e crea “Intero 2” con quantità = 70.

Se invece vuoi aumentare la quantità di biglietti puoi modificare la capienza SIAE – nel caso per esempio tu abbia inserito inizialmente una capienza inferiore a quella del Permesso SIAE – oppure aumentare la capienza commerciale se hai bisogno di prestampe di più tariffe.

Ho sbagliato a creare una tariffa, la posso modificare?

Se hai già venduto con quella tariffa, non è più possibile modificarla, per riguardo nei confronti dei clienti finali: puoi solo aumentarne la quantità (fino al limite della capienza) oppure cambiare data/ora fine vendite.

Se la tariffa è sbagliata, puoi chiudere le vendite per quella tariffa (anticipando la data di fine vendite a “adesso”) e creare una nuova tariffa con le caratteristiche corrette.

Se invece non hai ancora venduto con quella tariffa, puoi fare tutte le modifiche che vuoi.

Ho sbagliato a indicare la capienza della sede dell’evento, la posso cambiare?

Puoi aumentare la capienza posti di una sede – anche dopo aver venduto qualche biglietto – ma non la puoi diminuire.

Pagamenti

Quando vengono accreditati i soldi dei biglietti venduti?

Il mercoledì/giovedì vengono bonificati agli organizzatori gli incassi degli eventi della settimana appena conclusa. Per chiarezza sui flussi dei pagamenti, OOOH.Events riceve gli importi delle vendite online dei biglietti da 1 a 4 giorni dopo la relativa transazione. Su richiesta dell’organizzatore possiamo gestire anticipi settimanali.

Devo fare fattura per i soldi che OOOH.Events mi accredita?

Assolutamente NO! L’organizzatore ha già emesso la propria fattura/ricevuta, è il biglietto SIAE che – ricordiamolo – è un documento fiscale a tutti gli effetti.

Il giro dei soldi è questo:
1) l’organizzatore utilizza la biglietteria OOOH.Events per gestire le proprie vendite;
2) lo spettatore compra dall’organizzatore, attraverso OOOH.Events che è solo un servizio di incasso;
3) l’organizzatore rilascia la propria ricevuta fiscale (il biglietto) allo spettatore, in cambio dei soldi ricevuti;
4) OOOH.Events raccoglie i soldi dallo spettatore e li passa all’organizzatore.

Quindi l’organizzatore non deve emettere una ulteriore fattura quando riceve il bonifico da OOOH.Events, altrimenti avrebbe emesso due titoli fiscali (la fattura e i biglietti) a valere sullo stesso servizio (l’evento) e questo è vietato.

C1 e IVA: come mai se scorporo l’IVA dal totale viene un importo sbagliato?

Per gli eventi di Intrattenimento e Spettacolo l’IVA si calcola scorporandola da ogni singolo biglietto e poi sommando il tutto alla fine. Per questo motivo, a causa degli arrotondamenti, lo scorporo dell’IVA dal totale delle vendite produce un risultato diverso da quello indicato nel C1.

Per fare un esempio: immaginiamo un evento che vende 1.000 biglietti da € 10, con IVA al 10%
Se scorporo l’IVA dal singolo biglietto avrò € 10:1,1 = € 9,09. IVA sarà quindi di € 0,91.
Se moltiplico per le mille vendite avremo:
Incasso Netto = € 9,09 x 1.000 = € 9.090,00
IVA = € 0,91 x 1.000 = € 910,00

Se invece prendo l’incasso totale (€ 10 x 1.000 = € 10.000) e scorporo l’IVA ottengo:
Incasso Netto = € 10.000:1,1 = € 9.090,91
IVA = € 10.000 – € 9,090,91 = € 909,09
Con una differenza di 91 centesimi rispetto al conteggio precedente. In altre parola, se scorporo l’IVA dal totale verso meno IVA del dovuto, quindi ricado nel reato di evasione IVA :-).

Come posso avere un C1 con l’IVA a zero?

I sistemi di biglietteria omologati devono applicare l’IVA in base alle aliquote indicate dall’Agenzia delle Entrate. Però è bene ricordare che il C1 è il documento fiscale emesso dai sistemi di biglietteria, ma non è vincolante ai fini IVA e non viene trasmesso all’Agenzia delle Entrate: sarà il commercialista del contribuente – in caso di regime particolare di applicabilità dell’IVA – a regolarsi come dovuto.

Possiamo fare un esempio.
Immaginiamo che un’azienda voglia acquistare 100 biglietti del vostro evento (e quindi dovrete emettere e consegnare 100 biglietti) e che per motivi fiscali desideri anche la fattura.
In tal caso, emetterete una fattura con l’IVA esposta, riferita a quei 100 biglietti emessi dalla biglietteria fiscale.
Ora però avrete due documenti fiscali per il medesimo servizio, la vostra fattura e i biglietti (e quindi il C1): per non pagare IVA e imposte due volte, il vostro commercialista sceglierà se considerare IVA e corrispettivi risultanti dal C1 o quelli risultanti dalla fattura, ma mai da entrambi.

Marketing

Come faccio a sapere quanti biglietti sono stati venduti?

Vai nel menu I MIEI EVENTI e – per ogni evento – trovi un link STATISTICHE che ti fornisce tutti i dati aggiornati in tempo reale. Lo stesso dato lo puoi vedere nella nostra app mobile.

Posso assorbire il costo delle commissioni OOOH.Events nel prezzo del biglietto?

Come impostazione generale, visto che le nostre commissioni sono molto contenute e il pubblico è già abituato a pagare una commissione di servizio sui biglietti (come fanno quasi tutti gli altri servizi online), abbiamo scelto di aggiungerle sempre al prezzo del biglietto.

Tra l’altro, dal momento che i diritti SIAE si pagano sul prezzo del biglietto, se le nostre commissioni fossero “incluse” in questo prezzo, l’Organizzatore andrebbe a pagare i diritti SIAE anche sull’importo a noi dovuto, e questo non sarebbe corretto.

Se però desideri che il prezzo online non sia superiore al prezzo alla porta, puoi creare una tariffa “online” più bassa rispetto a quella alla porta (puoi fare i calcoli con il nostro simulatore prezzi)

Considera però che le commissioni variano in funzione del processore di pagamento scelto dall’utente: quale tariffa scegliere in questo caso, quella basata sulle commissioni inferiori o su quelle maggiori?

Serve la vendita online se non c’è mai fila al nostro ingresso?

La vendita online è un’opportunità in più offerta al cliente e può essere sfruttata per attività promozionali, anche nei momenti di minor richiesta.

Chi organizza eventi sa che è difficile prevedere dall’inizio quali e quanti tipi di biglietti serviranno. Le vendite non vanno come desiderato? Servirà un’offerta speciale da promuovere. Le vendite sono andate bene, ma hai ancora qualche posto libero? Un last minute è l’ideale. Hai pubblicato un altro evento che vuoi spingere? Crea una nuova tariffa nel primo evento con uno sconto per l’evento seguente. Hai venduto pochi gadget? Svuota il magazzino con una promozione 2×1. E via così.

Come posso comunicare con il mio pubblico?

Nell’area STATISTICHE del tuo evento trovi il pulsante RIEPILOGO ACQUISTI per scaricare il file con la lista dei tuoi clienti, compreso indirizzo email e dettaglio degli acquisti (biglietti, bundle, etc.). Oppure puoi usare la funzione MANDA UN INVITO per segnalare un tuo nuovo evento a tutti i tuoi clienti di eventi conclusi. Infine, nell’area I MIEI EVENTI, sotto a ogni evento c’è anche un pulsante NEWSLETTER per gestire l’integrazione con Mailchimp, SendPulse oppure scaricare il CSV delle email dei tuoi clienti.

E se ti occorre anche una biglietteria sul posto, possiamo metterti a disposizione la nostra soluzione in cloud.

Come funziona la promozione che offrite gratuitamente?

Noi possiamo diffondere il tuo evento sui nostri social (Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest, Telegram) e la nostra rete di contatti (newsletter, notifiche push) però il risultato finale dipende molto dal livello di collaborazione che si viene a creare. Su Facebook, per esempio, è necessario un gioco di squadra: noi postiamo e tagghiamo l’organizzatore, lui condivide e poi replica a sua volta il meccanismo. Se l’organizzatore invece è passivo l’effetto sarà ridotto e noi non verremo neanche riconosciuti come prevendita ufficiale dall’organizzatore o dall’artista, per cui il pubblico sarà diffidente.

Messaggi di Errore

Come mai non riesco a pubblicare il mio evento, esce un messaggio di errore che non capisco.

Come prima cosa verifica di avere almeno una tariffa in vendita “ora”: non puoi pubblicare un evento le cui vendite iniziano tra qualche giorno (è come se Amazon pubblicasse un prodotto che non si può comprare subito …);

Inoltre, la prima volta che pubblichi un evento Intrattenimeno o Spettacolo (ma solo la prima volta) noi dovremo convalidare il tuo profilo organizzatore: questione di pochi minuti, giusto un controllo per essere certi che non ci siano stati errori di battitura (che successivamente sarebbe complicato correggere).