FAQ Organizzatori

2021-10-20T13:36:31+02:00

Benvenuto nelle FAQ organizzatori di OOOH.Events, il sistema di biglietteria gratuito per l’organizzatore. Qui trovi le risposte alle domande più frequenti. Se hai bisogno di ulteriore assistenza – dopo aver letto le risposte qui indicate – puoi rivolgerti al nostro supporto clienti dalla chat che trovi in basso a sinistra.

Indice



Quanto costa il servizio di biglietteria online?

La biglietteria online per eventi OOOH.Events – nella versione self-service – è sempre gratuita per gli organizzatori.


Devo acquistare computer, stampanti o altro per usare il vostro servizio online?

Per vendere i biglietti online con OOOH.Events non è necessario acquistare alcun dispositivo.


Il servizio di biglietteria prevede un’esclusiva sulla vendita online?

Non ci sono condizioni di esclusiva per il nostro sistema di biglietteria online, puoi usare OOOH.Events come unico sistema di vendita online oppure insieme ad altri servizi simili.


Posso usare OOOH.Events anche se ho già una biglietteria?

Certamente! OOOH.Events è un sistema per la vendita online che si può affiancare e aggiungere alla tua biglietteria fisica o ad altri sistemi di vendita online da te utilizzati.


Come riceve il biglietto il cliente che acquista online?

Il cliente che acquista online riceve via email un biglietto digitale in formato PDF perfettamente a norma di legge (“titolo di accesso smaterializzato”). Il cliente può sempre scaricare i PDF dei biglietti nell’area I MIEI BIGLIETTI presente sul nostro sito.


Come si gestisce il controllo accessi all’ingresso dell’evento?

Il biglietto ricevuto dal cliente viene “invalidato” all’ingresso tramite smartphone con la nostra app mobile Android o iOS, ovviamente gratuita. La lettura del codice sul biglietto equivale allo “strappo”.


Quando vengono accreditati i soldi dei biglietti venduti?

Il mercoledì/giovedì vengono bonificati agli organizzatori gli incassi degli eventi della settimana appena conclusa. Per chiarezza sui flussi dei pagamenti, OOOH.Events riceve gli importi delle vendite online dei biglietti da 1 a 4 giorni dopo la relativa transazione. Su richiesta dell’organizzatore possiamo gestire anticipi settimanali.


Devo fare fattura per i soldi che OOOH.Events mi accredita?

Assolutamente NO! L’organizzatore ha già emesso la propria fattura/ricevuta, è il biglietto SIAE che – ricordiamolo – è un documento fiscale a tutti gli effetti.

Il giro dei soldi è questo:
– l’organizzatore utilizza la biglietteria OOOH.Events per gestire le proprie vendite;
– lo spettatore compra dall’organizzatore, attraverso OOOH.Events che è solo un servizio di incasso;
– l’organizzatore rilascia la propria ricevuta fiscale (il biglietto) allo spettatore, in cambio dei soldi ricevuti;
– OOOH.Events raccoglie i soldi dallo spettatore e li passa all’organizzatore.

Quindi l’organizzatore non deve emettere una ulteriore fattura quando riceve il bonifico da OOOH.Events, altrimenti avrebbe emesso due titoli fiscali (la fattura e i biglietti) a valere sullo stesso servizio (l’evento) e questo è vietato.


Come devo comportarmi in caso di annullamento di un evento?

Se sei costretto ad annullare il tuo evento, la prima cosa da fare è fermare le vendite – modificando la data di fine vendita di ogni tariffa attiva – e scrivere nella descrizione dell’evento che questo è stato annullato; poi dovresti scaricare la lista clienti e mandare una mail a tutti per avvisarli.

Infine dovresti avvisare noi di OOOH.Events in modo che possiamo provvedere a rimborsare i clienti, al netto chiaramente delle commissioni di servizio nostre e del processore di pagamento.


Il mio evento è gratuito: posso impostare i biglietti con tariffa 0?

Certo, con OOOH.Events puoi anche gestire il tuo evento gratuito, che sia un evento Intrattenimento e Spettacolo oppure fuori campo SIAE, donazione, anteprima, inviti o semplicemente free.

E se l’evento è gratuito, il servizio di OOOH.Events è totalmente gratuito.


Quanti omaggi posso utilizzare in un evento SIAE?

Gli omaggi che non comportano costi per l’organizzatore sono pari al 5% della capienza ufficiale, quella indicata sul Permesso. Per ogni omaggio eccedente l’organizzatore dovrà versare l’IVA del biglietto più alto.

Quindi attenzione agli omaggi, e attenzione a dire per esempio “i bambini sotto una certa età non pagano”, perché non possono entrare senza biglietto (tutti gli spettatori devono avere un titolo di accesso).


È possibile prevedere un diritto di prevendita sul biglietto?

Sì, l’organizzatore può decidere liberamente, nei limiti di legge e ferme restando le commissioni di OOOH.Events, se aggiungere un diritto di prevendita e in che modo impostare il prezzo finale per il cliente. Ricordati che il DIP (diritto di prevendita) non paga diritto d’autore fino alla concorrenza del 15% sul prezzo del biglietto, oltre si. Questo ovviamente non significa che non puoi impostare un DIP elevato, tipo biglietto € 10 e DIP € 5: molto semplicemente, pagherai il diritto d’autore su 10 euro del biglietto (al netto dell’IVA) e solo su 3,5 euro del DIP (sempre netto IVA) perché su 1,5 euro (il 15% di 10) non si paga SIAE.


È possibile vendere anche servizi aggiuntivi (es. biglietto + consumazione)?

Certo: con OOOH.Events puoi creare un pacchetto (bundle) “ingresso + bene/servizio” e puoi sfruttare questa funzionalità in tanti modi.

Per esempio potresti creare una tariffa “limited edition” e solo chi compra quella avrà la possibilità di acquistare anche 2 birre a prezzo scontato o una maglietta (scegliendo anche le taglie).


Posso creare un biglietto valido per più eventi SIAE?

No. Ogni biglietto è valido per un solo evento, e un evento non può durare più giorni.

Questo limite è imposto dall’applicazione delle Imposte e dell’IVA: se un evento potesse iniziare – per esempio – il 31 dicembre e terminare il 2 gennaio, l’IVA sulle vendite quando andrebbe corrisposta, a gennaio o a febbraio? E i ricavi delle vendite di quell’evento, in quale anno andrebbero registrati, in quello che termina o in quello che inizia.

Per questi motivi, se il tuo evento dura più giorni, da un punto di vista SIAE e fiscale si tratta di più eventi, tutti da un unico giorno.


Posso creare un abbonamento valido per più eventi SIAE?

Il nostro servizio gestisce gli abbonamenti, per più eventi chiaramente tutti dello stesso Organizzatore anche se svolti in sedi diverse.

La creazione dell’abbonamento non è self-service, quindi una volta che avrai creato gli eventi, potrai contattarci per chiederci di attivare gli abbonamenti desiderati.


Posso creare una mappa con diversi settori, tutti con la stessa tariffa?

Di regola è insensato, ogni settore (ordine di posto) può avere il suo schema di tariffe ma – se sono tutte uguali – tanto vale creare un unico settore.

Potrebbe forse essere una cosa utile se si desidera canalizzare gli ingressi tramite il controllo accessi: in questo caso potremmo avere – per esempio – due settori (Platea e Galleria) e ognuno dei due avrà un accesso dedicato.


Che differenza c’è tra “capienza commerciale” e “capienza siae (come da permesso)” ?

La distinzione è utile per gli eventi lunghi dove il pubblico si trattiene solo per una parte del tempo. In quei casi avremo una parte del pubblico che esce e altro pubblico che entra: la sede potrà quindi contenere un certo numero di persone, ma i biglietti venduti alla fine del giorno potrebbero essere molti di più, proprio a causa di questo flusso di “riempimento/svuotamento”.

In questi casi, metteremo la capienza riportata sul Permesso SIAE nel campo “Capienza SIAE” e invece la capienza commerciale – più elevata – nell’altro campo.

Invece per gli eventi con il pubblico seduto, per esempio, non c’è alcuna differenza e basta solo inserire la capienza commerciale (o metterle tutte e due uguali).


Ho sbagliato a creare una tariffa, la posso modificare?

Se hai già venduto con quella tariffa, non è più possibile modificarla, per riguardo nei confronti dei clienti finali. Puoi però chiudere le vendite per quella tariffa sbagliata (anticipando la data di fine vendite) e creare una nuova tariffa con le caratteristiche corrette.

Se invece non hai ancora venduto con quella tariffa, puoi fare tutte le modifiche che vuoi.


Ho sbagliato a indicare la capienza della sede dell’evento, la posso cambiare?

Puoi aumentare la capienza posti di una sede – anche dopo aver venduto qualche biglietto – ma non la puoi diminuire.


Posso cambiare la sede di un evento pubblicato?

Solo se non ci sono state ancora vendite, puoi modificare la sede e crearne una nuova.


Come faccio a sapere quanti biglietti sono stati venduti?

Vai nel menu I MIEI EVENTI e – per ogni evento – trovi un link STATISTICHE che ti fornisce tutti i dati aggiornati in tempo reale. Lo stesso dato lo puoi vedere nella nostra app mobile.


Posso assorbire il costo delle commissioni OOOH.Events nel prezzo del biglietto?

Come impostazione generale, visto che le nostre commissioni sono molto contenute e il pubblico è già abituato a pagare una commissione di servizio sui biglietti (come fanno quasi tutti gli altri servizi online), abbiamo scelto di aggiungerle sempre al prezzo del biglietto.

Tra l’altro, dal momento che i diritti SIAE si pagano sul prezzo del biglietto, se le nostre commissioni fossero “incluse” in questo prezzo, l’Organizzatore andrebbe a pagare i diritti SIAE anche sull’importo a noi dovuto, e questo non sarebbe corretto.

Se però desideri che il prezzo online non sia superiore al prezzo alla porta, puoi creare una tariffa “online” più bassa rispetto a quella alla porta.


Serve la vendita online se non c’è mai fila al nostro ingresso?

La vendita online è un’opportunità in più offerta al cliente e può essere sfruttata per attività promozionali, anche nei momenti di minor richiesta.

Chi organizza eventi sa che è difficile prevedere dall’inizio quali e quanti tipi di biglietti serviranno. Le vendite non vanno come desiderato? Servirà un’offerta speciale da promuovere. Le vendite sono andate bene, ma hai ancora qualche posto libero? Un last minute è l’ideale. Hai pubblicato un altro evento che vuoi spingere? Crea una nuova tariffa nel primo evento con uno sconto per l’evento seguente. Hai venduto pochi gadget? Svuota il magazzino con una promozione 2×1. E via così.


Per usare il sistema occorre firmare un contratto?

I Termini e Condizioni presenti sul nostro sito equivalgono a un contratto, che l’Organizzatore accetta con le formule previste per i contratti online. Puoi trovare qui i Termini e le Condizioni di Utilizzo.


Come posso comunicare con il mio pubblico?

Nell’area STATISTICHE del tuo evento trovi il pulsante RIEPILOGO ACQUISTI per scaricare il file con la lista dei tuoi clienti, compreso indirizzo email e dettaglio degli acquisti (biglietti, bundle, etc.). Oppure puoi usare la funzione MANDA UN INVITO per segnalare un tuo nuovo evento a tutti i tuoi clienti di eventi conclusi. Infine, nell’area I MIEI EVENTI, sotto a ogni evento c’è anche un pulsante NEWSLETTER per gestire l’integrazione con Mailchimp, SendPulse oppure scaricare il CSV delle email dei tuoi clienti.


Questo servizio è una valida alternativa a una biglietteria tradizionale?

Una biglietteria tradizionale prevede tutta una serie di accortezze e di investimenti che – con un servizio di biglietteria online per eventi come OOOH.Events – ti puoi risparmiare.

E se ti occorre anche una biglietteria sul posto, possiamo metterti a disposizione la nostra soluzione in cloud.


Come faccio a creare un evento che dura più giorni?

Gli eventi SIAE nascono e finiscono sempre nella stessa data, quindi dovrai fare più eventi e poi collegarli. Nel titolo metti anche la data, così il tuo spettatore non si confonderà.

ATTENZIONE: in automatico il sistema aggiunge la parola “copia” alla fine del titolo e della URL, per non avere duplicati. Correggilo, non lasciarlo così.


Come mai non riesco a pubblicare il mio evento, esce un messaggio di errore che non capisco.

Come prima cosa verifica di avere almeno una tariffa in vendita “ora”: non puoi pubblicare un evento le cui vendite iniziano tra qualche giorno (è come se Amazon pubblicasse un prodotto che non si può comprare subito …);

Inoltre, la prima volta che pubblichi un evento Intrattenimeno o Spettacolo (ma solo la prima volta) noi dovremo convalidare il tuo profilo organizzatore: questione di pochi minuti, giusto un controllo per essere certi che non ci siano stati errori di battitura (che successivamente sarebbe complicato correggere).


C1 e IVA: come mai se scorporo l’IVA dal totale viene un importo sbagliato?

Per gli eventi di Intrattenimento e Spettacolo l’IVA si calcola scorporandola da ogni singolo biglietto e poi sommando il tutto alla fine. Per questo motivo, a causa degli arrotondamenti, lo scorporo dell’IVA dal totale delle vendite produce un risultato diverso da quello indicato nel C1.

Per fare un esempio: immaginiamo un evento che vende 1.000 biglietti da € 10, con IVA al 10%
Se scorporo l’IVA dal singolo biglietto avrò € 10:1,1 = € 9,09. IVA sarà quindi di € 0,91.
Se moltiplico per le mille vendite avremo:
Incasso Netto = € 9,09 x 1.000 = € 9.090,00
IVA = € 0,91 x 1.000 = € 910,00

Se invece prendo l’incasso totale (€ 10 x 1.000 = € 10.000) e scorporo l’IVA ottengo:
Incasso Netto = € 10.000:1,1 = € 9.090,91
IVA = € 10.000 – € 9,090,91 = € 909,09
Con una differenza di 91 centesimi rispetto al conteggio precedente. In altre parola, se scorporo l’IVA dal totale verso meno IVA del dovuto, quindi ricado nel reato di evasione IVA :-).


Devo organizzare un evento ma la mia associazione non è un soggetto IVA (oppure non scarica l’IVA sugli acquisti e non emette fattura). Come faccio a ottenere un C1 con l’IVA a zero?

I sistemi di biglietteria omologati devono applicare l’IVA in base alle aliquote indicate dall’Agenzia delle Entrate. Però è bene ricordare che il C1 è il documento fiscale emesso dai sistemi di biglietteria, ma non è vincolante ai fini IVA e non viene trasmesso all’Agenzia delle Entrate: sarà il commercialista del contribuente – in caso di regime particolare di applicabilità dell’IVA – a regolarsi come dovuto.

Possiamo fare un esempio.
Immaginiamo che un’azienda voglia acquistare 100 biglietti del vostro evento (e quindi dovrete emettere e consegnare 100 biglietti) e che per motivi fiscali desideri anche la fattura.
In tal caso, emetterete una fattura con l’IVA esposta, riferita a quei 100 biglietti emessi dalla biglietteria fiscale.
Ora però avrete due documenti fiscali per il medesimo servizio, la vostra fattura e i biglietti (e quindi il C1): per non pagare IVA e imposte due volte, il vostro commercialista sceglierà se considerare IVA e corrispettivi risultanti dal C1 o quelli risultanti dalla fattura, ma mai da entrambi.


Che cos’è il Terzo Soggetto e a cosa serve?

Un tempo il Terzo Soggetto era quella figura che prendeva in carico i biglietti emessi in anticipo (prestampa massiva) e li distribuiva al pubblico presso la sede dell’evento.

Oggi è ancora obbligatorio indicarlo sui biglietti emessi in prestampa, sebbene non abbia alcun coinvolgimento effettivo nella vendita perché non compra i biglietti dall’organizzatore e non li vende al pubblico.

In realtà il Terzo Soggetto ha un ruolo ben preciso, perché senza questa figura la prestampa massiva sarebbe impossibile: infatti, secondo la normativa sui Misuratori Fiscali (della quale fanno parte le biglietterie) non ci può essere emissione di scontrino (titolo di accesso) senza pagamento e non ci può essere pagamento senza emissione di scontrino (titolo di accesso). Quindi i biglietti non si possono emettere se non vengono acquistati da qualcuno, che deve pagare.

La figura del Terzo Soggetto risolve l’empasse: è ufficialmente un mediatore, che riceve i biglietti prestampati non per utilizzarli (per cui non li paga) ma per distribuirli a sua volta.

Il Terzo Soggetto viene identificato con Nome/Cognome/Codice Fiscale oppure Ragione Sociale e Partita IVA, dati che verranno stampati su ogni biglietto.

Per ovvi motivi non può essere l’organizzatore oppure l’amministratore della società di gestione.
La figura del Terzo Soggetto non ha alcuna rilevanza fiscale.


Come funziona la promozione che offrite gratuitamente?

Noi possiamo diffondere il tuo evento sui nostri social (Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest, Telegram) e la nostra rete di contatti (newsletter, notifiche push) però il risultato finale dipende molto dal livello di collaborazione che si viene a creare. Su Facebook, per esempio, è necessario un gioco di squadra: noi postiamo e tagghiamo l’organizzatore, lui condivide e poi replica a sua volta il meccanismo. Se l’organizzatore invece è passivo l’effetto sarà ridotto e noi non verremo neanche riconosciuti come prevendita ufficiale dall’organizzatore o dall’artista, per cui il pubblico sarà diffidente.

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