Vediamo cos’è esattamente una biglietteria per eventi, di quali parti si compone e quali sono i compiti a cui è preposta, in modo da porterli sfruttare nel modo migliore.
Cos’è una Biglietteria per Eventi?
Una biglietteria per eventi (o biglietteria automatizzata) è un’applicazione che consente di emettere titoli di accesso (biglietti) per un evento, in modo da poter gestire correttamente il flusso dei partecipanti, paganti o meno. Nel caso delle biglietterie omologate dall’Agenzia delle Entrate, il biglietto è un titolo fiscale a tutti gli effetti, quindi equivale a una fattura.
Una biglietteria per eventi è composta da tre parti:
- la biglietteria automatizzata per la stampa sul posto, quindi computer, stampanti termiche, carta termica;
- il sistema di controllo accessi, che sarà un’app per lo smartphone oppure una device dedicata, tipo un palmare;
- la biglietteria online, ossia la parte di vendita biglietti su internet.
A cosa serve una biglietteria per eventi?
Serve sostanzialmente per due aspetti: da un lato, gestire i flussi del pubblico, dal primo momento in cui viene a conoscenza del tuo evento fino all’ingresso in sede; dall’altro, alla gestione economica e alla certificazione dei corrispettivi (emissione delle fatture/biglietti, pagamento dei diritti quando previsto, calcolo dell’IVA, rendicontazione economica) dei proventi del tuo evento.
Cosa si può fare con una biglietteria per eventi?
- puoi gestire le vendite online;
- puoi vendere i biglietti nella sede dell’evento;
- puoi proporre offerte promozionali per acquisire più clienti;
- puoi definire la tua comunicazione pubblicitaria in modo da portare l’utente direttamente sull’acquisto invece di limitarti a informarlo sull’esistenza del tuo evento;
- puoi analizzare l’andamento delle vendite per capire in anticipo l’esito dell’evento;
- puoi profilare il tuo pubblico per creare una base utenti consistente e reattiva.
Quando serve una biglietteria per eventi?
Una biglietteria per eventi è uno strumento indispensabile per qualsiasi tipo di evento, grande o piccolo, gratuito o a pagamento.
Meeting professionale, incontro di aggiornamento, evento musicale o visita guidata, con una biglietteria per eventi potrai gestire i flussi del pubblico:
- se stai organizzando una conferenza stampa, puoi usare una biglietteria per eventi invece di chiedere la conferma delle presente con il solito RSVP, per email o peggio telefonico;
- se il tuo è un evento politico, associativo o di business, potrai avere un riscontro immediato sulle adesioni;
- se stai organizzando un congresso, con una biglietteria per eventi potrai smaltire efficacemente le code e gestire i flussi dei partecipanti distribuendoli anche su differenti profili di accesso (partecipanti a uno o più workshop);
- in altri settori, come Spettacolo e Intrattenimento, le biglietterie per eventi sono ormai ampiamente diffuse (concerti, musei, teatri, eventi sportivi, parchi tematici, etc.);
- se hai un evento su più date e vuoi offrire ai tuoi partecipanti la possibilità di acquistare un abbonamento a turno libero o turno fisso per accedere in giorni diversi;
- se desideri registrare efficacemente i tuoi clienti per poterli poi ricontattare in occasione di eventi futuri.
Quando è obbligatorio utilizzare una biglietteria per eventi?
Per la normativa italiana, se stai organizzando un evento che rientra nei settori Intrattenimento e Spettacolo – quindi soggetto a controllo SIAE – sei obbligato a utilizzare una biglietteria per eventi omologata dall’Agenzia delle Entrate. Se gestisci un Museo – quindi un’attività nella quale la SIAE rientra solo marginalmente – sei comunque tenuto a certificare i corrispettivi, cosa che puoi fare con una biglietteria automatizzata oppure consegnando una fattura elettronica a ogni singolo partecipante 🙂
Ci sono diversi modi per assolvere a questo obbligo:
- potrai rivolgerti a un produttore di biglietteria automatizzata tra quelli presenti nell’elenco disponibile sul sito di Agenzia delle Entrate per acquistare un sistema completo di stampanti termiche e controllo accessi;
- in alternativa, alcuni di questi produttori possono consentirti di utilizzare temporaneamente un loro sistema già fiscalizzato, per la vendita di biglietti sia sul posto che on line, così non dovrai sostenere il costo di un sistema completo;
- come ultima ipotesi, potrai utilizzare un servizio di prestampa massiva (con indicazione del terzo soggetto) per avere i biglietti già stampati che potrai distribuire ai tuoi spettatori, per poi eventualmente far annullare quelli inutilizzati.
Se il tuo evento non è SIAE – per esempio Corsi, Formazione, Congressi, Convegni, Seminari, Workshop, Conferenze Stampa – puoi usare una qualsiasi biglietteria per eventi, orientando la tua scelta su una valutazione costi/benefici.
Che benefici offre una biglietteria per eventi?
Una gestione professionale delle vendite è sempre preferibile: ci consente di capire i motivi di un’esperienza di successo per poterla così replicare oppure di analizzare le cause di un risultato deludente per porvi così rimedio alla prossima occasione.
Può capitare infatti di collezionare una serie di successi, ottenuti grazie all’intuito o alla sensibilità individuale, ma questo non ci consente di ricavare lo schema preciso che ci ha portato verso il successo.
Quello che identifica il professionista di un determinato settore è proprio la sua capacità di costruire soluzioni il cui esito è in larga misura certo e non affidato al puro talento o ai capricci della sorte.
Tutto questo richiede strumenti di analisi professionali, per poter analizzare nel modo più puntuale possibile tutti gli aspetti di un’esperienza.
SE C’È UN PUBBLICO, C’È OOOH.EVENTS
Non importa se il pubblico che cerchi è grande o piccolo, seduto o in piedi, all’aperto o al chiuso, balla o prende appunti, paga o entra gratis: dove c’è un pubblico, c’è OOOH.Events.
