Quali sono le difficoltà per l’organizzatore e quali strategie applicare per affrontarle.
Ogni evento è una start up
Il 70% delle start up fallisce non a causa di un deficit nell’offerta ma per un problema di comunicazione: il management si concentra su “cosa offrire” e non su “come offrirlo”, per cui non riesce a creare una base di clienti.
Ogni evento sostanzialmente è una start up.
Quando vediamo il poster di un film con scritto “dal regista di …” o “dai produttori di …” stiamo assistendo a un processo semplice: la distribuzione sta cercando di recuperare la base di utenti di un altro prodotto per portarla ad acquistare il prodotto attuale. In altre parole: se ti era piaciuto quell’altro film diretto da tizio o prodotto da caio, allora vedrai che ti piacerà anche questo. E’ un’argomentazione fragile, però è quello che hanno a disposizione.
E questo accade proprio perché ad ogni evento si riparte da zero, si ricomincia da capo: certo ci sarà l’esperienza, la conoscenza del mercato, in alcuni casi l’analisi del comportamento di quel contenuto nello stesso o in altri mercati (e ho detto “in alcuni casi”: quanti di voi, nel prendere un artista, ne analizzano i dati di vendita in altri locali? O prima di proporre un’opera di Shakespeare si vanno a guardare la frequenza di proposizione e gli incassi di quell’opera nel tempo, in quella stessa sede?) e anche l’intuito ad aiutarci a costruire un successo e/o evitare un disastro. Ma non sempre basta.
Il problema principale nel quale si imbatte chiunque voglia organizzare un evento è la gestione delle vendite di biglietteria. Al di là di disporre di una sede adeguata e un contenuto corretto da proporre (che sia un corso, una serata musicale, un film, un evento sportivo), il vero problema rimane la gestione delle vendite.
Cos’è la Gestione delle Vendite?
La gestione delle vendite è un processo senza soluzione di continuità che inizia quando il nostro potenziale partecipante viene a conoscenza della nostra proposta e termina quando entra nella sede dell’evento.
Nella gestione delle vendite ricade non solo l’azione di vendere il singolo biglietto allo spettatore, ma:
- l’attività di marketing e comunicazione per rendere l’evento visibile e interessante per quella porzione di pubblico potenzialmente interessata;
- le modalità di presentazione dell’evento stesso per indurre quel pubblico a comprare il biglietto;
- gli strumenti per rendere il processo di acquisto più semplice possibile;
- il processo di gestione dei flussi (accesso al luogo dell’evento) meno traumatico possibile sia per il pubblico che per l’organizzazione.
La soluzione “ortodossa”
La soluzione a questi problemi sarebbe banale:
- basterebbe infatti avere un budget adeguato per poter disporre di tutta una serie di figure professionali (marketing manager, vendite, IT, community) e di strumenti (sistemi di biglietteria, sistemi di vendita online, app mobile, sito web, collegamento con tutti i social).
- inoltre sarebbe opportuno, in fase preliminare, avere anche la consulenza di un business manager: anche il piccolo o medio evento ha bisogno infatti di avere una stima di spettatori, uno schema di costi e un obiettivo di ricavi e di margini per poter definire il prezzo del biglietto e disegnare le strategie di comunicazione adeguate.
Ma tutto questo – per definizione – è inaccessibile al piccolo o medio evento: se l’organizzatore potesse disporre di una simile squadra e di simili strumenti, sarebbe già una media o grande impresa.
Soluzioni Alternative
Esiste quindi una possibilità di mettere queste risorse e questi strumenti a disposizione anche del piccolo o medio organizzatore di eventi?
Per fortuna si! Il mercato propone alcuni sistemi di biglietteria online self service, che nascono appunto con questo scopo: consentire all’organizzatore piccolo o medio di disporre di strumenti e risorse di qualità elevata, senza dover sostenere alcun investimento e pagando soltanto a fronte di un reale incasso.
Alcuni di questi strumenti sono più specificatamente orientati verso gli eventi musicali; altri sono più trasversali, e possono andare bene quasi per qualsiasi tipologia di evento. Eventbrite e ResidentAdvisor sono due esempi, per quanto – non essendo omologati dall’Agenzia delle Entrate – in Italia non si dovrebbero utilizzare.
OOOH.Events invece unisce a un’offerta più economica per l’organizzatore la disponibilità di funzionalità che gli altri player ancora non hanno: per esempio può gestire anche gli eventi per i quali è richiesta una biglietteria omologata dall’Agenzia delle Entrate (per gli organizzatori che desiderano operare nel rispetto delle normative vigenti); è integrato con un ecommerce: l’organizzatore può associare alla vendita del biglietto quella di uno o più gadget (maglietta? consumazione? etc. etc.); ovviamente è integrato con tutti i social e con una serie di servizi esterni tramite API o mediatori tipo Zapier, IFTT, etc. etc.; consente di creare offerte, promozioni, abbonamenti, coupon. Insomma, un prodotto maturo e completo.
Un Mercato in evoluzione
L’evoluzione del mercato – come già avvenuto in altri settori – produce soluzioni più avanzate a costi sempre più bassi per gli operatori del settore.
Ora il punto è: riusciranno gli organizzatori a cogliere le opportunità offerte da questi nuovi servizi? Quanti saranno disponibili a “uscire dal sommerso” (fenomeno molto diffuso) consapevoli che un evento gestito in sordina attira ovviamente un numero esiguo di partecipanti, mentre un evento correttamente promosso e gestito produce riscontri certamente più importanti?
Vi lascio con la citazione di una frase di Edgar Watson Howe:
Vendere un prodotto senza fare pubblicità è come ammiccare a una ragazza nel buio: tu sai quello che stai facendo ma nessun altro lo sa.
